你的待辦事項,變成願望清單?紅帽CEO的高效工作10秘訣

你的待辦事項,變成願望清單?紅帽CEO的高效工作10秘訣

2014-02-25 19:34 編譯 王紫炘


《公司》(Inc.)雜誌專欄作家傑夫.哈登(Jeff Haden)曾說:「無論你是做哪一行,我們的一天都是相同的。」

老天爺公平地給了每個人一天24小時的時間,無論你是小職員或大老闆,「你怎麼運用這些時間,就造就了你和其他人的差異。

所以,就讓來我們看看大老闆運用時間的方式。

哈登整理全球最大、最成功的開放軟體供應商紅帽公司(Red Hat)總裁兼執行長吉姆.懷特赫斯特(Jim Whitehurst)的10個高效工作術,這些方法其實很簡單,但是這就是成為大老闆還是小職員的關鍵所在。

1.在星期天晚上,就把下週計畫好

懷特赫斯特一到星期天晚上,就會坐在家中檢視公司的年度、各月的重要目標。他認為,雖然公司的長期目標不是緊急的事,但絕對很重要,若沒做好規劃,很容易一不小心,就為了緊急的事,而耽誤了重要的事。所以,他是這麼做的:

「我會先查看一週的行事曆,先知道哪些時間被排定了會議,然後檢視我想完成的工作,將這些事項填入我的待辦清單中。」懷特赫斯特說。

關鍵是為一週的工作建立架構與原則,不然一忙,你就會忽略了去做那些重要、但不緊急的事。

2.把時間空出來,留給重要工作

和別人有約、或是訂下會議時間之前,先在行事曆為自己保留一些時段,填上預定的工作項目,如:寫新提案、檢核行銷素材等,以完成特定的工作。若是不這樣做,你的時間很容易悄悄溜走、或被人打斷,無法專心完成重要的工作。

3.請遵守「真正」的待辦清單(to do list)

你曾經列出一堆待辦清單,卻根本沒時間完成嗎?懷特赫斯特也曾如此。清單上的項目永遠做不完,結果,待辦清單變成了願望清單(wish list)。如果你一天要開6小時的會議,但你還規畫8小時的工作,怎麼可能完成?

說:「用真正的時間來做分配,會強迫你排定優先順序,讓你專心。當你知道你只有30分鐘做完一件事,你會更積極的防止分心。」

延伸閱讀 >>工作排程如何傷害我的工作效率?挑出待辦清單隱藏的5個壞習慣

4.將會議時間預設為30分鐘

以1小時為單位的行事曆軟體,究竟是誰發明的?吉姆怒喊,這讓人浪費了幾百萬個小時啊。他認為,大部分的討論可以在30分鐘內結束,甚至15分鐘就可結束,特別是當大家都知道,老闆只有15分鐘可以開會的時候。

5.不要一次做很多事(multitasking)

特別是在冗長的會議中,很容易想要做一些不用大腦的工作,像是清理電子郵件信箱?但這都會讓你的會議變得沒效率,就算你做的是不用腦的事,你還是分心了。他認為,不要去嘗試一次做好兩件事,一次真正做好一件事就夠了。

6.好好利用邊緣時間(edge time)

「我最多的邊緣時間,是平日開車上下班、還有在機場的時候。」吉姆是這樣運用時間的,他載小孩去上學,然後在固定的時間送他們下車,接著他就在開車的時候,約莫是早上8點到8點半,按計畫打電話給需要聯絡的人

7.追蹤你的時間

當你開始追蹤你的時間,你會驚覺自己花了多少時間在做沒效率的事。你不用算得太準確,但是這些時間的記錄,會給你改善的方向。吉姆說:「我最近才開始追蹤我的時間,結果令我大開眼界,而且真的能讓我專心。」

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8.用心經營午餐時光

你要吃1小時、30分鐘、或是10分鐘的午餐都行。但不管吃多久,你都要用心想想,這段時間對你產生了怎樣的幫助。因為你每天花1小時用餐,一週就用掉了5個小時,若能在午休時間,可以同時休息放鬆、順便社交、建立企業文化,不是更有生產力嗎?但前提是,你不能每天都跟相同的人一起吃午餐,建議規劃一周兩次,和不那麼熟的人一起午餐、或是外出走走。

9.全力經營家庭時光

吉姆承認自己是個工作狂,所以夜晚更要用心經營。「當我晚上離開工作回到家,就是家庭時間,我們像一家人一樣晚餐,和孩子一起做作業,我把整個人關機。沒有電話、不看email。」他說,他5點或5點半放心下班回家,專心陪伴孩子,然後在8到9點孩子入睡後,又切換成工作模式。

吉姆認為,如果不主動將時間空出來,一回家就會又想開始工作,果然是工作狂啊。他說:「不要只是人在那裡,而是要和家人在一起。

10.讓一天正確的開始

和許多成功的CEO一樣,他早上起床的第一件事就是運動。不但能產生滿滿能量,也能幫助自己在接下來的12小時維持好心情。「我早起慢跑,回來閱讀新聞讓自己冷卻一下,然後下樓和孩子們一起吃早餐。」吉姆建議,在一天的開始,就將自己設定在最有生產力的狀態,那麼,接下來的一整天也都會很有生產力。

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