減輕例行工作的秘訣:75%的工作都可以模式化!

「每天都要做這些雜事,煩死了」你是不是也曾經抱怨,例行的、庶務性的工作花了你太多時間,讓你沒辦法做正事?就像是每月的報表、每天收到的幾百封電子郵件、周報告和月會報告?

因為這些工作你都重複地一做再做,這就是你覺得煩的原因,但你更應該思考的是,我怎麼樣可以減少時間在這些重複的工作上?

AUN顧問株式會社董事長信太明的答案是,「75%的工作都可以模式化。

什麼是「將工作模式化」?就是重複利用以前製作的資料;或是將工作的步驟加以分析和整理,製作成任何人都可以完成工作的步驟說明、檢查表和工作指南。只要製作一定的模式,就可以重複利用,任何人都可以隨時隨地,在短時間內高效率完成工作,同時也可以避免錯誤和疏失。

利用email範本,省下一半時間

舉例來說,上班族每天都要花時間處理的電子郵件。寫email就是「以前曾經做過的工作」的最佳代表。當然,寫信的對象各不相同,內容也不可能一模一樣。即使如此,你可能花5分鐘寫email,其實3分鐘都花在重新輸入以前曾經寫過的內容?

假如,你把寄給客戶的電子郵件分類成,「初次拜訪後致意」「寄送資料」「價格交涉」「季節問候」,即使客戶不同,內容細節有差異,但只要事前準備幾種範本,寫信時就能省下不少時間。

訂做「問題清單」,新手也能迅速上手

在拜訪客戶時也一樣。第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的。就算是提供量身訂做的服務,但任何案子也都一定存在著共同點。因此,不妨把要向客戶詢問的項目列成「問題清單」,發給所有業務員。

如此一來,每次拜訪客戶時就可以避免浪費時間,也無須擔心遺漏,即使是經驗不足的新手,在詢問客戶意見時,也能達到和資深員工相同的水準。

檢視你手上的工作,看看有哪些部分能夠被模式化。釐清工作目標後,將達成工作的必要事項列出分類,最後將分類的項目寫成檢查表或手冊。

最後記得,模式不會一成不變,也會隨著工作不斷進化,每隔一段時間都要回頭檢視,模式是否有需要修正的地方。

(取材自《模式化工作術》第一章,天下文化出版)

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