聰明人都這樣排schedule!與其做不到,不如規畫「八分飽」就好

行程安排多少最合適?

時間規畫「八分飽」,預留兩分應付突發狀況

「1點開會,約半小時結束,那1點半之後的兩個小時,就用來寫報告!3點半再找企畫部的A小姐洽談……」

有些人會像這樣將行程排得很緊,光看就覺得喘不過氣。事實上,太緊迫的時間管理是不合人性的,如果說「為了健康,吃飯要吃八分飽」,那麼時間規畫也是一樣,「八分」是最適切的。

《超完美工作規劃術》作者神谷一博指出,很多事情無法預測,任何時間都可能發生突發狀況,比如會議中出現爭論而延遲散會、公司外部打來重要電話、上司突然下達指示、意外的訪客等,都會讓緊密的行程規畫出現破綻。

再者,人總需要休息,也會碰到心情不好或生病,這些都會妨礙計畫的進行。所以,行程最好安排得寬鬆一些,做到「八分飽」即可,留兩分餘力以應付突發狀況。如此一來,即使真有緊急事件發生,也不會影響既定作業的進行,這才是高明的規畫。

神谷提出行程規畫的8個原則:

1. 以30分鐘做為計算單位:

以15分鐘為單位太短,1小時又太長。

2. 劃分時間區塊:

某項作業告一段落後,設定5~10分鐘的空檔,進行一些細項作業。

3. 每天保留兩成的寬裕時間:

以每天工作8小時計算,兩成約是90分鐘。這90分鐘又可細分為:15分鐘╳6次,或30分鐘╳3次的形式。

4. 區分緊密日與寬鬆日:

按照事情的輕重緩急,分配在緊密日與寬鬆日進行。重要緊急之事,就在緊密日完成;如果是不在計畫之內的工作,不妨留到寬鬆日處理。

5. 轉換環境,集中注意力:

要甩開雜音、雜務專心工作,可嘗試在特定時間內拒接電話、使用空會議室當做臨時辦公室、去附近的咖啡廳,或是提早1~2小時到公司。

6. 把作業時間估算得寬裕一些:

改掉不自覺想把時間估短一點,或是自認為一定可在某個期限前完成工作的習慣。

7. 不要想一口氣完成工作,要分散處理:

妥善地切割待完成的任務,按部就班才能游刃有餘。

8. 勇敢「說不」:

對於超過自己能力或所需時間的請託,要委婉而明確地拒絕。

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s