老闆要你明天上台簡報?幸好有「簡報SOP」,現在準備也來得及

上台前人人都會緊張,準備的過程有助於減緩緊張的情緒。然而準備是需要時間的,也許你會遇到一個現實問題:「工作很忙,沒有充裕的時間準備,該怎麼辦?」

以前受雇於企業時,我也曾臨危受命,接下主管緊急指派的任務,一小時後上台進行一場重要的簡報。即使現在擔任專業顧問,有時仍會忙到分身乏術而沒有充裕的時間準備。像這樣遇到時間緊迫的情況時,如何在台上仍有水準以上的表現呢?

面對壓力的標準操作流程

我的答案是:依照「上台的SOP」(標準操作流程)來準備!上台只要有這份SOP,即使時間壓縮到非常有限,還是有辦法從容應變,不至於丟三落四。當時間不足時,它能幫助你快速掌握準備的要點,不用慌張;當時間充裕時,它也可以協助你釐清核心問題,不會白忙。以下就是「上台的SOP」,遵循它的四個步驟,將有效克服時間的難題。

1. 找到觀眾的需求

不論上台後如何呈現內容,一開始一定要站在觀眾的立場思考:我希望觀眾記得什麼?為什麼這些東西是重要的?我能解答觀眾內心的疑惑嗎?這場簡報、演講或課程有什麼價值?對觀眾有何意義?先把這些問題想清楚,接下來的準備才不會失焦或偏離。

2. 善用架構

在時間壓力下不容易有創新之舉,這時不妨將內容套入常用架構,例如:人事時地物、人機料法、5W2H、行銷4P、五力分析……。只要找到合適的架構,整體就有系統且條理分明,觀眾不會感到茫然,而會認為台上的你是有備而來的。

3. 準備素材

評估有沒有時間準備上台的素材,例如投影片、表格資料或其他輔助工具。由於時間有限,不用準備得太多或太複雜,可以先找找過去的檔案資料,例如參考以前上台簡報的投影片,這樣可以節省設定格式的時間。記得一定要確認,是否有設備方面的需求?會使用投影機或白板嗎?器材的連接有沒有問題?儘管時間有限,相關設備一定要事先測試,以免上台後才發現問題,讓情況雪上加霜。

4. 開場與結尾

這是最重要的兩個關鍵,能讓觀眾留下深刻的印象。臨上台前一定要想清楚,務必一開場就打到重點,以好的破題吸引台下注意力,讓觀眾對接下來內容有所期待。到了結尾時,歸納結論並再次重申重點,加強觀眾的記憶。

別讓「沒時間」找上你

除非萬不得已,真的不建議臨時抱佛腳。只要情況許可,最好為自己多留一些準備時間。通常你所認為足夠的時間,實際上需要兩到三倍才真正充裕。別花太多時間在投影片的製作上,結果忘了做整體的練習,那會得不償失。想好如何開場,套上常用架構,並配合適當素材。只要你準備的內容貼近觀眾的需求,即使時間緊迫,仍可有水準以上的表現。

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